Open Inventory · de.polyxo.openinventory
Datenschutz für Apps und Demo
Stand: 3. November 2026
Geltungsbereich und Kontakt
Diese Erklärung beschreibt die iOS- und Android-Apps Open Inventory (de.polyxo.openinventory), die Produktwebsite und die öffentliche Demo unter demo.openinventory.polyxo.de. Ansprechpartner für Website, Demo und Datenschutzanfragen ist Polyxo Studios GmbH, Reudnitzer Straße 1, 04103 Leipzig, Deutschland, support@polyxo.de. Die Apps werden über das Entwicklerkonto der wirewire GmbH, Reudnitzer Straße 1, 04103 Leipzig, bereitgestellt; Kontakt: robert@wirewire.de. Wenn du die App mit einem eigenen oder fremden Inventarserver verbindest, ist dessen Betreiber für die dort verarbeiteten Konten und Inventardaten verantwortlich.
Dein Server, deine Inventardaten
Die Apps verbinden sich mit der Serveradresse, die du eingibst. E-Mail-Adresse und Passwort werden zur Anmeldung an diesen Server übermittelt; alternativ kannst du einen API-Token verwenden. Die App liest und überträgt Inventareinträge, Bestände, Standorte, Ausleihen, Namen und Zuordnungen entsprechend deinen Aktionen und Zugriffsrechten. Die App leitet diese Daten nicht zusätzlich an einen zentralen Open-Inventory-Server weiter. Für externe Verbindungen wird HTTPS verwendet; lokale Entwicklungsserver können unter den unterstützten lokalen Adressen HTTP verwenden.
Fotos, Videos, Dokumente und Räume
Wenn du diese Funktionen nutzt, verarbeitet die App aufgenommene oder ausgewählte Fotos, Videos einschließlich Ton, Dokumente, erkannte Codes, Raumgeometrie und 3D-Modelle. Inhalte, die du einem Inventareintrag hinzufügst oder zur Verarbeitung übergibst, werden an den ausgewählten Server übertragen. Kamera, Mikrofon, Fotoauswahl und Standort werden nur für die jeweilige Funktion verwendet. Der optionale Standort dient der Zuordnung von Inventar und kann mit dem Eintrag gespeichert werden. Du kannst Berechtigungen in den Geräteeinstellungen widerrufen; manuelle Eingabe und Dateiauswahl bleiben als Alternativen verfügbar.
Speicherung auf dem Gerät
Zugangstoken werden unter iOS in der Keychain und unter Android mit Schlüsseln aus dem Android Keystore geschützt gespeichert. Einstellungen, Vorschaudaten und ausstehende Uploads können lokal gespeichert werden. Abmelden entfernt den aktiven lokalen Zugang, löscht aber nicht automatisch alle ausstehenden Uploads oder Inhalte auf dem Server. Entferne ausstehende Vorgänge in der App, soweit die jeweilige Ansicht dies anbietet. Android-App-Daten kannst du über die Systemeinstellungen löschen. Bei einer Deinstallation können unter iOS Keychain-Einträge erhalten bleiben; melde dich daher vor einer Weitergabe des Geräts ab.
Karten, Scanner und optionale KI
Die Android-Karte bezieht Kartenstil und Kartenmaterial von OpenFreeMap (tiles.openfreemap.org). Dabei werden technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse und angeforderte Kartenausschnitte an den Kartenanbieter übermittelt. iOS verwendet Apple MapKit. Android nutzt Google ML Kit für Barcode- und Texterkennung sowie Google Play Services für Dokument-Scans. Barcode- und Texterkennung erfolgen auf dem Gerät; die Google-Komponenten können technische Geräte-, Diagnose- und Nutzungsdaten verarbeiten und benötigte Komponenten nachladen. Die Datenschutzinformationen von Google und Apple gelten ergänzend. Optionale KI-Funktionen übertragen ausgewählte Inhalte über deinen Server an die dort konfigurierten Anbieter. Welche Anbieter und Aufbewahrungsregeln gelten, erfährst du beim Serverbetreiber. Die öffentliche Demo hat keine kostenpflichtigen KI- oder externen Serverintegrationen aktiviert.
Website und öffentliche Demo
Beim Abruf der Website und Demo werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser-/Geräteangaben und Fehler verarbeitet, um die Dienste auszuliefern, zu schützen und Störungen zu untersuchen. Die Website speichert eine Sprachpräferenz in einem Cookie und die gewählte Darstellung lokal im Browser. Die Web-Demo verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie; der native Demo-Einstieg benötigt kein persönliches Konto. Die Demo zeigt freigegebene Beispieldaten in einem schreibgeschützten Arbeitsbereich. Besucher können dort keine eigenen Inventardaten oder Medien hochladen und keine Bestände ändern. Bitte übermittle keine privaten Daten an die öffentliche Demo.
Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der angeforderten Funktionen, der Bearbeitung von Supportanfragen und dem sicheren Betrieb. Soweit personenbezogene Daten hierfür erforderlich sind, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Anfrage) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb und Schutz der Dienste). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage; sie kann für die Zukunft widerrufen werden. Technisch notwendige Speicherung auf dem Endgerät dient dem ausdrücklich angeforderten Dienst. Hosting- und technische Dienstleister verarbeiten Daten zur Erbringung ihrer Leistungen. Bei selbst betriebenen Servern bestimmt der jeweilige Betreiber weitere Empfänger, etwa Speicher-, Mail- oder KI-Anbieter. Deren Verarbeitung kann außerhalb des EWR stattfinden; der Betreiber muss über die hierfür geltenden Garantien informieren. Wir verwenden in den Apps kein eigenes Werbe- oder werbeübergreifendes Tracking-System und verkaufen keine Inventardaten.
Aufbewahrung und Löschung
Lokale Daten bleiben so lange gespeichert, wie sie für die App-Funktion und ausstehende Vorgänge benötigt werden oder bis du sie entfernst. Auf deinem Inventarserver gelten die Lösch- und Aufbewahrungsregeln seines Betreibers. Technische Betriebsdaten von Website und Demo werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Supportkorrespondenz wird für die Bearbeitung der Anfrage und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten gespeichert. Für eine Löschung von Daten, die bei uns liegen, schreibe an support@polyxo.de. Für ein Konto bei einem anderen Server wende dich an dessen Betreiber; wir haben darauf keinen automatischen Zugriff. Die Apps selbst bieten keine persönliche Kontoregistrierung an.
Deine Rechte
Du kannst nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Du kannst einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen und eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Wende dich für Website und Demo an support@polyxo.de; für Daten auf deinem Inventarserver an dessen Betreiber.